以下は、仮説のひとつとして思いついた、アイデアレベルの話（たいした話ではないかも）
情報をオープンにして部内の人がいつでもアクセス出来るようにすれば、便利になり、小さなことに時間を取られなくなるので本来の仕事に集中できます。
情報共有がなかなか進まないのは何故なのか？
情報共有をするのは結構な労力がかかりますが、それ以上に情報共有を阻害する要因として、「自分の公開した情報について、他人に文句を言われるのが怖い」という心理的な要因が大きいのでは、と思います。
情報を持っていてもなかなか思い切って公開することができないことが多い。公開することに伴う何か説明できないような心理的抵抗が生まれるのが日本人の最大の問題ではないか、と思います。
日本人は情報を公開することに欧米人とは違った心理的な障壁を持っているのではないか？これが突き詰めれば、米国のシリコンバレーと比べて日本でITやインターネットを使ったビジネスが十分発展できなかった原因なのかも知れない、とも思います。